El Formulario W-2, llamado Wage and Tax Statement, es el documento que los empleadores entregan a sus trabajadores para informar cuánto ganaron durante el año y qué impuestos fueron retenidos. También se envía a la Administración del Seguro Social (SSA), que usa esa información para registrar salarios sujetos al Seguro Social y Medicare.
Para el empleado, el W-2 funciona como una base de la declaración anual de impuestos. Allí aparecen los ingresos laborales, las retenciones federales y, si corresponde, datos estatales y locales. Si una persona tuvo más de un empleo durante el año, puede recibir más de un W-2 y debe usar todos esos formularios al presentar su declaración.
El formulario también permite detectar errores. Un número de Seguro Social mal escrito, un salario que no coincide o una retención equivocada pueden afectar la declaración y el registro de ingresos ante la SSA. Por eso conviene revisarlo antes de presentar impuestos y pedir una corrección al empleador si algún dato no coincide.
Qué información aparece en el W-2
El W-2 incluye datos del empleado y del empleador. En la parte superior figuran el número de Seguro Social del trabajador, el número de identificación del empleador, nombres, direcciones y, si existe, un número de control interno.
La información salarial aparece en casillas numeradas. La casilla 1 muestra salarios, propinas y otras compensaciones; la casilla 2 indica el impuesto federal sobre la renta retenido; la casilla 3 informa los salarios sujetos al Seguro Social; y la casilla 4, el impuesto del Seguro Social retenido.
Edificio del Servicio de Impuestos Internos (IRS). Foto: REUTERS/Kent Nishimura/File Photo
Las casillas 5 y 6 informan salarios y propinas sujetos a Medicare y el impuesto de Medicare retenido. Las casillas 7 y 8 pueden incluir propinas del Seguro Social y propinas asignadas. También pueden figurar beneficios por cuidado de dependientes, planes no calificados, códigos de beneficios, aportes a planes de retiro y pagos por licencia por enfermedad de terceros.
La parte final del formulario reúne datos estatales y locales, como salarios sujetos a impuestos estatales, retenciones estatales, salarios locales e impuestos locales. No todos los trabajadores verán montos en todas las casillas, porque el contenido depende del empleo, el estado, los beneficios y las retenciones aplicadas.
Para qué sirve al presentar impuestos
El uso más conocido del W-2 es completar la declaración federal. El trabajador traslada los ingresos y retenciones al Formulario 1040 y calcula si debe pagar una diferencia o si le corresponde un reembolso.
El W-2 también ayuda a conciliar lo que el empleador informó al IRS y a la SSA con lo que declara el empleado. Las instrucciones del IRS para los formularios W-2 y W-3 señalan que los empleadores deben revisar, entre otros puntos, las casillas de retención federal, salarios del Seguro Social, salarios de Medicare y propinas del Seguro Social.
Una persona calcula los impuestos del IRS en EE.UU. Foto: Canva
Un dato importante para 2026 es el límite salarial sujeto al impuesto del Seguro Social. Las instrucciones del IRS indican que los salarios del Seguro Social reportados para cada empleado no deben superar la base salarial anual, fijada en 184.500 dólares para 2026.
En síntesis, el W-2 no es solo un comprobante de sueldo anual. Es el documento que conecta salario, impuestos retenidos, aportes al Seguro Social y datos necesarios para declarar ingresos ante el gobierno federal.
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